Disain dan Perilaku Organisasi

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI
PENGERTIAN ORGANISASI
# Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
# Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.
# Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut system tanaman rambat.
# Sentralisasi VS Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisasi
Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisasi adalah (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain : (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang desentralisasi hanya member pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.
Organisasi yang Didesentralisasi
Manajemen yang didesentralisasi merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
# Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:
~ Interaksi Kemanusiaan
~ Kegiatan yang terarah ke tujuan
~ Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yand ditugaskannya. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?
Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menetukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
!! Jenis Pekerjaan
!! Pelatihan Karyawan
!! Kemampuan manajer
!! Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Masalah komunikasi semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi. Pesan-pesan, banyak yang diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi. Pengirim pesan harus mengetehui siapa penerimanya dan harus yakin bahwa pesan itu ditulis secara jelas serta dapat ditafsirkan secara benar.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tinkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
!! Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
!! Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
Pencegahan atau minimisasi terjadinya Hukum Parkinson memerlukan usaha manajemen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.
Organisasi Garis
Struktur organisasi garis ; kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing Bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dan Bagiannya.
Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tugas kepala-kepala Bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis) yang dapat memberikan saran-saran dalam fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberisaran kepada pimpinan ataupun Kepala-kepala Bagian, mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah.
Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalnkan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabanya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya Komite Budget; mempunyai anggota Kepala-kepala bagian dalam perusahaan, seperti Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Finansial dan Kepala Bagian Pemasaran. Mereka berusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk di semua Bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Organisasi Matrik
Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Salah satu sumber utama dari setiap perusahaan adalah orang atau manusia. Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi, sikap pekerjaan, dan kepempinan.
Kelompok Kerja
Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu terbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelompok tersebut akan tetap ada pada setiap peristiwa di dalam organisasi karena mereka megisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : (1) keakrabaan satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan. Semua ini menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada.
Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.
!! Jenjang kebutuhan Karyawan
Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.
Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar yaitu :
~ Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan0kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
~ Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
Hierarki kebutuhan yang dikemukan oleh Maslow, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan; demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.
Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Beberapa penilitian, antara lain dikemukakan oleh Max Wwber (seorang sosiolog Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya bejudul “Protestan Etnic and the spirit of Capitalism,” berkaitan dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.
Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasaan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasaan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasaan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
Kepemimpinan
Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pimpinanya, karyawan, dan situasi yang ada.